[Vendor Ngoài] Hướng dẫn tạo đơn hàng mới

Ngoài những đơn hàng được tạo tự động khi có liên kết từ các sàn thương mại điện tử, để kiểm soát tất cả đơn hàng đang có của mình, Vendor cần tạo thêm những đơn hàng offline (bán trên các kênh khác của VelaBox như facebook, fanpage, instagram, cửa hàng …) để kiểm soát số lượng bán ra và tồn kho dễ dàng hơn.

Đối với đơn hàng ngoài, có 2 Trường hợp chính cần phải tạo đơn hàng trên VLO:

1/ Vendor sử dụng dịch vụ Chatmess của VLO : Nhân viên tự lên đơn.

2/ Vendor tự chốt đơn và upload đơn hàng lên VLO (chỉ sử dụng dịch vụ fulfillment)

Hướng dẫn tạo đơn hàng trên trang VLO như sau:

Bước 2 : Có 2 cách tạo đơn hàng mới trên VLO.

Cách 1 : Tạo đơn hàng thủ công (Tạo từng đơn )

Tại giao diện chính của VLO, chọn Order >> Create Order

Điền đầy đủ thông tin các trường được yêu cầu . Chọn "Create Order" để hoàn tất đặt hàng

Quy định đặt tên trường "Order Ref Code". Đặt tên theo cú pháp : Tên vendor - nguồn đơn hàng-ngày tháng năm-...( những lưu ý khác)

  • Tên vendor

  • Nguồn đơn hàng : Quy định như sau:

CD: đơn chuyển đổi từ Chatmess FaceBook/Fanpage/Ladipage;

EC: đơn chuyển đổi từ các sàn TMDT ( Tiktok, Shopee, Lazada...)

WA: đơn chuyển đổi từ whatsapp

  • Ngày tháng năm phát sinh đơn hàng : Cú pháp dd/mm/yy

  • ... : Những quy định khác cần lưu ý trên đơn hàng, tùy các vendor ghi chú thêm ( ví dụ : số thứ tự các đơn của vendor đó, tag gắn cho sản phẩm hoặc nhóm khách hàng nhất định...)

Ví dụ : KHREALD-CD-24112023-02

Cần lưu ý điền đúng thông tin ở trường Marketer và Salesman để tính commission cho các nhân viên. Những trường có đánh dấu * là bắt buộc, không được để trống.

Lưu ý: Riêng thị trường Malaysia và Thái lan, cần điền trường Postal code ( bắt buộc) trước khi điền các trường thông tin địa chỉ để hệ thống lựa chọn đúng các DVVC cho từng khu vực giao hàng.

Cách 2 : Tạo đơn hàng loạt bằng cách import file

Tại giao diện chính của VLO, chọn Order >> Import Order From Excel File

Download file template về máy tính, điền đầy đủ thông tin và up ngược file đó lên lại VLO. Chọn Upload để tiến hành up file lên hệ thống.

Hệ thống ghi nhận up file thành công, hiển thị "Successfull". Tiền hành kiểm tra lại một lần nữa những thông tin trong đơn hàng bằng cách click vào "Validate"

Sau khi kiểm tra không còn lỗi update nào nữa thì tiến hành chọn "Create Order" để hoàn tất quá trình tạo đơn hàng hàng loạt.

Giao diện hiển thị sau khi tạo đơn hàng thành công.

Hướng dẫn điền file template khi upload đơn hàng hàng loạt

Link template mẫu : https://docs.google.com/spreadsheets/d/19q5dIfwoI0iV6tdm76K8AihZ84cGfvXG/edit#gid=1336465907

Xem hướng dẫn chi tiết tại sheet "Guide" trong template.

Hướng dẫn chi tiết cách điền các trường thông tin:

  • Order Ref Code (trường bắt buộc) : Điền order ref code như hướng dẫn ở thao tác tạo từng đơn hàng ở trên

  • Tracking Number (trường không bắt buộc) : Mã tự sinh ra khi chọn Đvvc

  • SKU Code (trường bắt buộc) : điền đúng mã SKU của từng sản phẩm của thị trường. Liên hệ Sale/CS để có bảng sku code chính xác nhất.

  • Quantity & Unit Price (trường bắt buộc) : số lượng sản phẩm khách hàng đặt mua và giá bán sản phẩm đó

  • Full Name & Phone Number (trường bắt buộc) : thông tin của khách hàng.

  • Courier (trường bắt buộc) : đối với thị trường Philippines, Malaysia, Indonesia thì không cần nhập, hệ thống sẽ tự động suggest đơn vị vận chuyển tương ứng, các thị trường khác chọn Dvvc theo file suggestion của Vận hành. Liên hệ TKTT để có bảng suggest dvvc chính xác nhất.

  • Province , City , District , Area (trường bắt buộc) : điền thông tin địa chỉ giao hàng của khách hàng. Lưu ý điền đúng định dạng text theo file Location sau : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1vPmMi_DYr-Z7ZjbWVWRl4sdpQXuR2evk/edit#gid=870987446

  • Complete Address (trường bắt buộc): điền full địa chỉ của khách hàng ở dạng text, không điền mã code.

  • Postal Code (trường không bắt buộc) : điền theo file postal code của từng thị trường. Liên hệ Sale/CS/TKTT để có bảng postal code chính xác nhất. Riêng thị trường Malaysia và Thái lan bắt buộc điền trường này.

  • Note (trường không bắt buộc) : những lưu ý trong đơn hàng của khách hàng.

  • Discount Amount (trường không bắt buộc) : nếu có giảm giá trong đơn hàng thì điền ở trường này

  • Delivery Fee (trường bắt buộc) : phí giao hàng trong đơn hàng

  • Payment Method (trường bắt buộc) : lựa chọn 1 trong 3 hình thức sau : COD (Cash on Delivery) ; Prepaid by Cash ; Prepaid by Bank Transfer.

Nếu chọn Payment Method là Prepaid by Cash. Điền thêm các trường thông tin :

  • Prepaid Amount & Payment Date & Payment Note (trường bắt buộc)

Nếu chọn Payment Method là Prepaid by Bank Transfer. Điền thêm các trường thông tin:

  • Prepaid Amount & Bank & Bank Account Number & Payment Date & Payment Note (trường bắt buộc)

Lưu ý :

1/ Nếu khách đặt nhiều sản phẩm trong 1 order thì mỗi sản phẩm là 1 dòng riêng biệt, chỉ cần điền thông tin khách hàng ở dòng đầu tiên.

2/ Dữ liệu các trường thông tin trong file phải ở định dạng text.

3/ Sử dụng File định dạng .XLS hoặc .XLSX (Excel) để upload File.

4/ Sử dụng bộ "Unicode standard" để điền text ( Để tránh bị lỗi font chữ ở thị trường Cam, Thái).

Last updated